Przez dłuższy czas sądy administracyjne były zdania, że „przechowywanie na zapas” danych osobowych po zakończeniu rekrutacji w celu ochrony roszczeń jest niedopuszczalne. Także Prezes UODO wielokrotnie wskazywał, iż przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy, który nie został finalnie zatrudniony nie powinno mieć miejsca, jeśli nie wyraził on zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych. Pogląd ten zaczyna być jednak weryfikowany przez najnowsze orzeczenia sądów administracyjnych, które zaczynają stać na stanowisku, że interes prawny pracodawcy zezwala na dalsze przetwarzanie danych osobowych niezakwalifikowanych kandydatów, w celu ochrony pracodawcy przed ewentualnymi roszczeniami.
Przykładowo Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 20 lutego 2024 r. (sygn. III OSK 2700/22) wyraził pogląd, iż zaprzestanie przetwarzania danych osobowych osoby, która negatywnie przeszła proces rekrutacyjny i tym samym wyzbycie się przez pracodawcę wszelkich dokumentów i danych identyfikujących oraz pozycjonujących tę osobę w tym procesie, może uniemożliwić lub znacznie utrudnić mu skuteczną obronę przed postawionymi przed sądem zarzutami dyskryminacyjnymi. Tym samym NSA:
- podtrzymał stanowisko zawarte w wyroku WSA w Warszawie z dnia 4 sierpnia 2022 r. (sygn. II SA/Wa542/22), od którego skargę kasacyjną złożył Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
- dał do zrozumienia, że pracodawcy mogą przechowywać dokumenty kandydatów do pracy (np. CV) nawet kilka lat po zakończeniu rekrutacji.
Trzeba być w zgodzie z RODO
Niezależnie od tego, w jaki sposób pracodawca będzie poszukiwał i rekrutował kandydatów do pracy, proces ten musi odbywać się w zgodzie z RODO, gdyż zawsze wiąże się on z pozyskiwaniem przez niego danych osobowych zawartych chociażby w dokumentach rekrutacyjnych (CV, listach motywacyjnych, świadectwach pracy, listach referencyjnych, zaświadczeniach itd.). Potwierdza to UODO na swej stronie internetowej uodo.gov.pl, podkreślając, że pracodawca powinien przetwarzać tylko takie dane, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania, jakim jest podjęcie przez niego decyzji o zatrudnieniu nowego pracownika. Innymi słowy, pracodawca nie może żądać od kandydata danych nadmiarowych, które nie są niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji.
